30 Sep CASO DE ÉXITO HACOAJ: Un Ecosistema Creado para Vivir en Felicidad.
INTRODUCCIÓN
Hacoaj es una institución que va más allá de ser un club deportivo. Es una comunidad que ofrece un espacio para el desarrollo personal, la convivencia y el fortalecimiento de los valores judíos. Se encuentra ubicado en un entorno privilegiado junto al río y se caracteriza por promover una amplia variedad de actividades deportivas y sociales que involucran tanto a sus socios como a sus familias.
Además de su enfoque en la práctica de deportes, Hacoaj también fomenta la creación de lazos de amistad, el bienestar familiar y la integración comunitaria. A través de sus diversas actividades y servicios, el club busca ofrecer un ambiente en el que sus miembros puedan disfrutar de una experiencia integral, que abarque tanto el desarrollo físico como emocional y social.
El club se posiciona no sólo como un espacio deportivo, sino como un lugar donde los socios pueden compartir momentos agradables, generar vínculos y disfrutar de un entorno que promueve el bienestar y la participación activa en la comunidad.
El Club Náutico Hacoaj, con una larga trayectoria en la promoción del deporte y la vida social, enfrentaba desafíos significativos en la gestión de sus operaciones diarias. Con múltiples deportes, actividades y áreas administrativas, el club buscaba una solución tecnológica que le permitiera mejorar la eficiencia y centralizar la gestión de la información financiera y de los socios.
DESAFÍO
Hacoaj contaba con un sistema a medida que, aunque funcional, requería constantes desarrollos para implementar mejoras, lo que limitaba su flexibilidad y capacidad de adaptación. Entre los problemas más críticos se encontraban la gestión de la facturación de socios, el control de pagos a proveedores, y la administración de un desarrollo inmobiliario asociado al club (Club de Campo), todo con un alto costo de mantenimiento. Era necesario encontrar una solución que permitiera automatizar procesos, integrar diferentes áreas y reducir los tiempos de operación.
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
La solución que se presentó fue la migración de sus operaciones hacia una plataforma más flexible y robusta que integra la contabilidad, la gestión de ingresos y egresos, así como la relación con los proveedores y los socios. El proceso de implementación se desarrolló en varias fases a lo largo de 6 a 8 meses, con un enfoque por etapas para minimizar interrupciones operativas:
Etapa 1: Migración de la gestión de pagos a proveedores y automatización del sistema de facturación de socios.
Etapa 2: Incorporación de la gestión contable y financiera, incluyendo el manejo de ingresos y egresos del Club de Campo.
Etapa 3: Implementación de un módulo de rendición de gastos que permitiera a cada área del club, como las subcomisiones deportivas, gestionar sus propios fondos de manera eficiente y transparente.
MEJORA CONTINUA
Una vez finalizadas las etapas anteriores, Hacoaj decidió continuar con la optimización de los procesos operativos a través de la mejora continua con el objetivo de mejorar los procesos e incluir nuevas funcionalidades, ya que es una instancia superadora del proyecto de implementación. Se incorporaron nuevas funcionalidades a la herramienta que otorgan mayor información y control en los procesos. Podemos destacar:
Módulo de presupuesto: Hoy se utiliza en todos los sectores del club, permite un seguimiento de todos los ingresos y gastos generados. Además, se incorporaron en el módulo nuevas consultas diseñadas a partir de necesidades específicas detectadas.
Proceso de Compras: Se incorporó el uso del proceso de compras, el cual abarca desde la generación de solicitudes por cada departamento, la creación y gestión de las órdenes de compra correspondientes y la registración de la recepción de la mercadería y la factura.
Contratos: Se incluyeron mejoras dentro del proceso, actualización de conceptos de facturación, envío masivo de facturas y estados de cuenta a clientes, entre otras.
BENEFICIOS
La implementación de Plataforma ERP les proporcionó múltiples beneficios:
Automatización: Procesos que antes eran manuales y duplicados ahora se realizan automáticamente, reduciendo errores y mejorando la eficiencia.
Centralización de la información: Tanto la gestión contable como la de socios ahora están integradas, lo que facilita el acceso a la información financiera en tiempo real.
Escalabilidad: El nuevo sistema permite agregar módulos adicionales conforme se identifican nuevas necesidades, sin requerir desarrollos a medida.
Reducción de costos: Al eliminar la necesidad de desarrollos constantes, se disminuyeron significativamente los costos operativos relacionados con el mantenimiento del sistema anterior.
CONCLUSIONES
Hacoaj no sólo modernizó los sistemas de gestión gracias a la implementación de Plataforma ERP, sino que también mejoró su capacidad de tomar decisiones estratégicas basadas en datos confiables y centralizados. Gracias a la flexibilidad del nuevo sistema, el club puede seguir creciendo y adaptándose a las necesidades de sus socios y áreas administrativas sin incurrir en costos adicionales o demoras. Con este caso de éxito, Hacoaj ha demostrado cómo la digitalización eficiente puede transformar la gestión de una organización compleja como un club deportivo y social.
TESTIMONIOS
Evelin Natalia Adorno, Analista del Departamento de Sistemas aportó lo siguiente: “Mantenemos reuniones de seguimiento junto a Cecilia Medero y los resultados de las mismas resultan muy eficaces. Sus métodos explicativos son comprensibles y concretos”.
Carla Florencia Sanchez, Supervisora de Gestión administrativo comentó: “La implementación del sistema en aspectos generales es satisfactoria”.
Omar Rojas, Responsable del área de Informática afirmó: “Siempre hay detalles que mejorar, pero desde mi parte están prestando un excelente servicio”.