Todos tenemos en claro la importancia de gestionar adecuadamente los proyectos. Sin embargo, sistemáticamente caemos en errores que tensan relaciones, ponen en jaque objetivos de negocios y nos desgastan profesional y personalmente. ¿Podemos evitarlo?

Los proyectos son complejos, y los proyectos de IT lo son especialmente. Es razonable, ya que tiene complejidad técnica, el conocimiento de los actores es desigual, e implican una transformación que afecta la manera de trabajar y el ánimo de las personas. Y son costosos.

¿Por qué aun hoy seguimos cometiendo errores de gestión con impacto en todas las dimensiones que debieran estar controladas: alcance, presupuesto, plazos, etc.? ¿Porque aceptamos convivir con el incumplimiento, con el peso que esto nos ocasiona? De lo que voy a hablar se puede aplicar a cualquier contexto, sean proyectos de IT o en la vida personal.

Hay decenas de metodologías de gestión de proyectos. Seguirán apareciendo más, y evolucionando todo el tiempo. Sin embargo, cada vez estoy más convencido de que una gestión de proyectos efectiva se basa en gestionar adecuadamente las expectativas. ¿Cuántas veces he escuchado lo importante que es manejar las expectativas sin entender realmente cuán importante es esto para todos?

¿Pero que son las expectativas? Son suposiciones acerca de lo que algo tendría que ser, y urge en base a lo que nos han enseñado y hemos aprendido. Muchas veces las expectativas nos alejan de la realidad y nos frustran. Esto pasa cuando lo esperado no encaja con la realidad.

Hoy, con algo de camino recorrido, diría que si tuve algunos éxitos en mi vida profesional se basaron, ante todo, en el hecho de que logré manejar las expectativas de las personas que participaron de esos proyectos. Por supuesto que hubo metodología tal como la conocemos, es decir, procesos de gestión, formularios y herramientas… pero todo esto contribuía, entre otras cosas, a gestionar adecuadamente las expectativas.

Informe al cliente. En proyectos es inevitable las diferencias de entendimiento entre los actores, así como el surgimiento de nuevas necesidades. Por lo tanto, es necesario estar en contacto constante con el cliente para mantenerlo informado, con criterio, de las variaciones del proyecto. Para ser concretos: Usted debe ser cómplice y aliado de su cliente.

Ponga todo al asador de entrada. Invierta tiempo y esfuerzo al comienzo del proyecto para elevar el nivel de precisión en la definición de características y requisitos, anticipar riesgos y diseñar la solución. Esto dará claridad a todos, e influirá positivamente en el equipo.

Mantenga el control, siempre. Durante el proyecto es cuestión de administrar prioridades, que deben gestionarse cuidadosamente con todas las partes interesadas. Esto será más simple si ha establecido un buen vínculo con el cliente y con todo el equipo consultor.

No suelte las riendas. Todas las expectativas deben ser consideradas y gestionadas. No debe ignorarlas y debe mantener la atención en el cliente. Esto no significa decir “SI” a todo. Significa atender, escuchar, aclarar, decidir, comprometer lo posible y cumplir lo comprometido.

En conclusión… gestionar las expectativas en un valor en si mismo. Manténgase enfocado en esta parte esencial de la gestión de proyectos y no se distraiga por la complejidad técnica. Buena suerte.