21 Nov Planillas de cálculo en las Pymes
Por Diego Erben, Ceo Infogestión
Las planillas de cálculo que operamos día a día, son una solución y/o un problema en la organización.
Podemos encontrar aspectos técnicos de uso, pero claramente lo más importante son la adopción que generaron en las personas, utilizar planillas para casi todo, y seguramente generar sensaciones emocionales en el trabajo que van más allá de lo que puedan resolver como herramientas tecnológicas.
¿Para que sirven? En términos generales podemos decir que nos ayudan de apoyo para cálculos y ver información para tomar decisiones. Realmente son muy potentes en funciones matemáticas y trabajar con datos numéricos de todo tipo.
Colaboran muy bien en análisis de proyectos de inversión, decisiones financieras, costos, presupuestos, ventas, balances, etc. y la potencia de graficar para una mejor visualización.
Realmente es una creación que logró una adopción masiva porque se adapta a muchas situaciones y cada persona con sus conocimientos puede modelar a su gusto.
A pesar de toda la evolución tecnológica siguen estando vigente, con una antigüedad de más de 25 años.
Todos los sistemas que podamos usar para la gestión empresarial en sus consultas tienen la función de exportar a planillas. Claramente los fabricantes de software vieron que las personas finalmente miran en sus planillas la información porque les permite jugar y pintar celdas, logrando así personalizaciones increíbles, de manera muy sencilla.
Ahora bien, el uso excesivo y pensando que sirven para todo puede traer a verdaderos problemas en las organizaciones.
Debemos entender que son hojas de cálculo que no tienen un concepto de base de datos con la seguridad y confiabilidad necesaria para alojar información. Generalmente cada persona arma su planilla a gusto, sin patrones o acuerdos previos, que estandaricen las formas y contenidos.
Son muy intuitivas pero también tienen una complejidad que deberíamos estudiar con mucha rigurosidad, aunque en general podemos observar que no se hace.
La situación más grave que vemos en las Pymes es la DESINTEGRACIÓN de las áreas por estar basadas en planillas diferentes, logrando así asimetrías de la información y la difícil tarea de lograr datos iguales, por errores de tipeo y hasta interpretaciones distintas.
Cuando visitamos una empresa, intentamos hablar con gerente comercial, administración y producción, y en esas reuniones observamos que manejan información distinta, que los productos tienen código diferente y que no hay una información consolidada, sino que poseen información por área con mirada parcial y cada responsable define con sus propios datos que hacer o no hacer. Los dueños o CEO de las empresas con dificultad para lograr un tablero integral y ON LINE para tomar decisiones.
Por alguna razón vemos que tiene una adicción muy grande. Entendemos que armar información a medida genera un gusto irresistible, que los sistemas no pueden reemplazar. Nos gusta definir campos, jugar con la información y pintar celdas. También nos gusta sentir que tenemos información sensible para compartir o elevar a otros, seguramente sentimos poder en tener llaves muy precisas. Soy respetuoso de los sentimientos de cada persona y obviamente los gustos por el apoyo en diversas herramientas.
Si armamos un gráfico de situación inicial de una Pyme en cuanto a sistemas, procesos y estructura nos encontraríamos algo como esto:
Sistemas desintegrados, limitados, las flechas marcan los procesos poco normalizados y manuales, mucha planilla de apoyo para todo y personas que no están debidamente organizadas.
Claramente que este modelo presenta un desorden que se lleva con mucho esfuerzo humano del equipo en el día a día de la operación. Doble carga de datos, muchos controles, los dueños muy encima de todo para que las cosas pasen y sobre todo los clientes estén satisfechos. Hay un esfuerzo excesivo de los empresarios Pymes en este tipo de organización (en algunos casos sin poder salir de vacaciones o bien iniciando y finalizando el horario en las oficinas)
Por eso queremos presentar un modelo posible, eliminando las planillas de todo procesamiento de dato, es decir los procesos de ventas-cobranza, compras-pagos, stock-producción, tesorería, contabilidad. También el reporte de gestión estar 100% emitido de sistemas robustos con la confiabilidad que necesitamos, donde los ERP y en su defecto los BI lograrían eliminar las hojas de cálculo totalmente. Quedarían para temas puntuales de análisis y planificación de escenarios.
Situación óptima para una Pyme:
En este gráfico vemos una capa digital donde el ERP es el corazón de la arquitectura tecnológica y todos los sistemas están integrados (podría ser un Ecommerce) y de dicha plataforma se genera información para la gestión y toma de decisiones, con un equipo ordenado. Las flechas transmiten procesos normalizados y eficientes, sobre sistemas que dan control en las operaciones. Finalmente, ya no tenemos planillas de cálculo departamentales, todo está en sistemas que democratizan la información.
Es importante comprender que cada tecnología disponible fue creada para algunos objetivos y para otros no. Debemos tener cuidado en el desvío que hacemos en el uso de soluciones digitales y no forzar el fin de su creación. También cuidando lo peligroso que se convierte para la organización, porque finalmente los datos que generan información es uno de los mayores activos de la empresa, por esto, recomendamos que tengamos los mayores cuidados en la recopilación del dato y la salida automática para la gestión de la Pyme, reemplazando las planillas que fueron útiles al comienzo de la organización, pero con el tiempo se vuelven ineficientes con altos riesgos, pensando en una Arquitectura Digital sólida que aporte sustentabilidad a todo el negocio.