09 Mar Caso de éxito: Cómo AMUBAY ordenó su gestión con Plataforma ERP
Introducción
AMUBAY es una organización mutual que necesitaba dar un paso firme hacia la profesionalización de su gestión. Como ocurre en muchas entidades con trayectoria, el crecimiento y la operatoria diaria habían superado las herramientas disponibles. El sistema que utilizaban ya no contaba con soporte y no cubría la totalidad de los procesos, lo que obligaba a trabajar en paralelo con planillas Excel y registros manuales.
El resultado se tradujo en más esfuerzo operativo y menos foco en la gestión. La decisión fue clara, ordenar, centralizar la información y construir una base tecnológica sólida que acompañe el crecimiento.
Situación inicial
Antes de la implementación, AMUBAY enfrentaba desafíos concretos:
● Sistema sin soporte.
● Procesos fragmentados.
● Uso intensivo de planillas Excel.
● Exceso de tareas manuales.
● Información dispersa.
● Falta de automatización contable.
● Riesgo operativo por registros manuales.
La necesidad no era “tener un sistema nuevo”. Era trabajar mejor, con menos fricción y más control.
El Proceso de Transformación
La implementación implicó mucho más que instalar un ERP, fue un cambio cultural. El equipo atravesó etapas naturales: incertidumbre, entusiasmo, miedo a no llegar, pero hubo un factor decisivo: no existió resistencia al aprendizaje.
Desde el área de servicios de Infogestión, el trabajo se centró en:
● Comprender en profundidad los procesos específicos de una mutual.
● Detectar oportunidades reales de eficiencia.
● Definir prioridades.
● Adaptar Plataforma ERP a la lógica propia de AMUBAY.
● Trabajar codo a codo con el equipo interno.
No fue una implementación estándar, fue una adaptación inteligente a una realidad particular.
Implementación de Plataforma ERP
La solución permitió centralizar y optimizar los procesos clave de la mutual:
✔ Registro integral de cobranzas.
✔ Atención a asociados dentro de una misma plataforma.
✔ Automatización de asientos contables.
✔ Ejecución de tareas masivas para optimizar tiempos.
✔ Eliminación de registros manuales innecesarios.
✔ Reducción drástica del uso de planillas Excel.
✔ Información unificada y fácilmente accesible.
✔ Soporte activo a través de mesa de ayuda.
La información dejó de estar dispersa y la gestión dejó de depender de planillas.
Beneficios Concretos
Los resultados fueron claros y medibles en la operación diaria:
1️⃣Orden real en la gestión: Toda la información se encuentra en un solo lugar, segura y accesible.
2️⃣Ahorro de tiempo operativo: Las tareas manuales y tediosas se automatizaron, liberando tiempo para tareas de
mayor valor.
3️⃣Mayor foco en control y gestión: El equipo dejó de apagar incendios administrativos para enfocarse en controlar y
analizar.
4️⃣Tranquilidad operativa: Contar con mesa de ayuda y soporte permanente brinda seguridad institucional.
5️⃣Base sólida para crecer: Desde una cobranza hasta la atención de asociados, los procesos quedaron alineados y
profesionalizados.
En términos simples todo se tradujo en menos Excel, menos carga manual, más gestión.
Mejora continua y proyectos a futuro
La transformación no termina en la implementación.
AMUBAY ya trabaja en nuevas etapas:
● Implementar mecanismos de control de stock.
● Profundizar la capacitación por áreas.
● Incorporar indicadores para la Comisión Directiva.
● Desarrollos a medida para procesos específicos.
● Consolidar un backlog de mejoras continuas.
Porque digitalizar no es un proyecto puntual, es una decisión estratégica.
Testimonio
“Quiero destacar el compromiso de Luisina y Candela (sin dejar afuera a Florencia), quienes nos acompañaron desde el inicio. La solidez en sus conocimientos permitió adaptar Plataforma a los procesos particulares de la mutual. Con compromiso y paciencia lograron que entendiéramos la nueva forma de trabajo, siempre con calidez, buen trato y flexibilidad. Estamos muy conformes y esperamos seguir trabajando juntos en nuevas mejoras.”
Conclusiones
La implementación de Plataforma ERP en AMUBAY marcó un antes y un después en su gestión.
Se pasó de procesos manuales y dispersos a una operación ordenada, automatizada y controlada.
Hoy la mutual no solo trabaja mejor, sino que trabaja con base, con respaldo y con visión de mejora continua, y eso para cualquier organización, no es un detalle…
Es la diferencia entre administrar y gestionar.