27 Abr ¿Por qué incorporar tecnología no siempre asegura el cambio?
Por Diego Erben
Es tentador y mágico pensar que solo con la tecnología podemos lograr cambios profundos en las empresas.
Habitualmente vemos dueños de PYMES que adquieren soluciones digitales con el fin de mejorar distintas áreas de su organización, pero no toman en consideración los procesos, ni a las personas que intervienen en ellos.
Así como tampoco pueden alinear su decisión a la estrategia de mediano plazo del negocio.
Frente a esta situación debemos considerar que las decisiones de cambio deben ser de manera integral cuidando los siguientes aspectos:
1) Estrategia
2) Personas
3) Procesos
4) Tecnología
Estrategia
Es muy importante alinear todas las decisiones al plano estratégico de la organización con una mirada al futuro. De nada sirve adquirir tecnología para los próximos meses, sino que debemos analizar más allá.
Por ejemplo: no es igual considerar las soluciones para una empresa que decide tener un solo local de venta, como para una organización que pretende crecer como cadena con locales propios y franquicias.
Estas decisiones son importantes a la hora de considerar la incorporación de tecnología, teniendo en cuenta los cambios que sucederán y eligiendo adecuadamente a los aliados que puedan acompañar el desarrollo del negocio.
Si la empresa no tiene definido un rumbo claro es aconsejable que puedan definir la estrategia a mediano plazo como visión, misión, objetivos, segmento de clientes, aliados que puedan apalancar, medios de comunicación, recursos críticos, etc.
Por ejemplo “Canvas” puede ser una metodología interesante para trabajar en equipo, pero cualquier metodología puede servir para aclarar el sentido de la organización.
Personas. Gestión del talento. Cultura
Para que los cambios sean efectivos, las personas de la organización deben estar comprometidas y capacitadas para dar el salto. Es clave trabajar en la cultura de la organización alineando los desafíos que los dueños se propongan en el plano estratégico y el grado de digitalización que busquen.
Cada empresa deberá evaluar la distancia que tiene con el mundo digital, para analizar la adaptación que debe hacer desde su interior, y en muchos casos con ayuda de terceros que guíen y acompañen los cambios en la cultura organizacional, la cual seguramente no se habrá actualizado en años.
Las personas son el centro de toda transformación digital, y en las PYMES debemos ser cuidadosos con las capacidades que tienen cada uno de los colaboradores, para generar planes individuales que puedan evolucionar y empujar el cambio.
Podemos mencionar algunos ejemplos como los talleres de habilidades blandas, que colaboran con la apertura del equipo y practican la escucha activa, la lluvia de ideas y otras situaciones que ayudan para perder ese miedo al cambio.
Para ello, es recomendable ir paso a paso y tomar en consideración los tiempos que cada una de las personas necesite, bajo un entorno positivo, para evitar un clima hostil en el proceso que seguramente durará varios meses.
Un aspecto a destacar en este eje será definir correctamente quien será el líder del proyecto para empujar el cambio. El mismo deberá tener competencias y capacidades que lo habiliten para ocupar este rol tan importante para la empresa y así lograr objetivos propuestos.
Procesos. El Cómo hacemos las cosas
Es habitual escuchar que un sistema debe adecuarse a la empresa y al modo que tiene de realizar sus tareas. De esta manera vemos como se incorpora la tecnología para seguir haciendo todo de la misma forma, y es así que vemos como las empresas caen en un lugar difícil de salir adquiriendo sistemas a medida para lograr este propósito.
Por eso recomendamos aprovechar todo cambio que se presente, para revisar el modo en el que hacemos las cosas, intentar ver soluciones digitales, evaluar procesos y tener la apertura de aceptar otros modos, que posiblemente sean más eficientes.
Las soluciones enlatadas tienen dentro las mejores prácticas aplicadas por muchas empresas que forman parte del uso de ese sistema, a las cuales un fabricante está mirando constantemente para llevar eficiencia en los procesos.
Debemos despegarnos de las formas que venimos trabajando, al menos para permitirnos ver nuevas soluciones que posiblemente sean superadoras.
La tecnología está muy preparada para traernos mejoras en los procesos, automatizaciones y controles que quizás no imaginamos. Intentemos hacer una reingeniería de procesos con toda la tecnología disponible en el mercado y que sea aplicable al negocio.
Tecnología
Ahora sí, llegamos a la tecnología, hasta podemos decir que es importante su incorporación para que las soluciones que se sumen aporten valor y puedan implementarse debidamente con el efecto que buscamos.
Podemos sumar soluciones para áreas específicas o bien para la organización en su conjunto.
Es muy importante definir la ARQUITECTURA DIGITAL necesaria para el negocio y sobre la misma trazar un plan de evolución, comenzando siempre por el pilar de dicha arquitectura que son los ERP (Sistemas de gestión integral del negocio), y luego sobre estos sistemas seguir incorporando soluciones como RRHH (liquidador de sueldos), CRM (sistema para la gestión comercial), BI (tableros de control), WMS (depósito avanzando), Ecommerce (Venta on line), etc. Hasta sumar nuevas tecnologías como IOT (Internet de las cosas), IA (inteligencia artificial), RPA (robotización de procesos), etc.
Es de vital importancia que toda la tecnología esté integrada entre sí, de tal forma que el mapa de sistemas sea consistente y seguro.
La integración de soluciones llego para quedarse, ya que el mundo se mueve a una velocidad realmente alta y genera tecnología que debemos adoptar en base al valor que le otorgue a cada organización.
Evitar desarrollos a medida que provean soluciones estándar (Ejemplo un ERP) es pensar en crear lo que sea diferencial para el negocio y no exista en el mercado (Ejemplo una App para clientes).
Podemos concluir que los cambios organizacionales deben darse en un marco de decisiones integrales que tengan presente a estos 4 ejes de la empresa.
Solo trabajar en uno de ellos no dará el resultado y finalmente podrá desmotivarnos a seguir intentando procesos de innovación y mejora continua.
Incorporar conceptualmente estos aspectos en la toma de decisión empresarial dará un salto de calidad y seguramente permitirá que la digitalización de la organización se convierta en un proceso natural y cómodo para todo el equipo.